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CONVENCIONES Y CONFERENCIAS
La calidad del salón, elemento clave para concretar negocios ventajosos
Con el despegue de la economía se multiplicó la oferta de espacios de lujo, pero no todos tienen las mismas comodidades.
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RESULTA VENTAJOSO CONOCER PREVIAMENTE LAS CARACTERISTICAS DEL SALON.
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Convenciones, degustaciones, miniexposiciones, videoconferencias y rondas de negocios son sólo algunas de las formas más recientes que han encontrado los emprendedores para potenciar su capacidad de penetrar mercados foráneos, muchas veces apoyados por entidades gubernamentales.
Con el crecimiento sostenido de la economía al menos en los últimos dos años, en todos los lugares del país —a orillas del mar, en medio de la ciudad o a pocos kilómetros de bosques o montañas— se erigen hoteles de lujo que tienen como principal atractivo sus salones equipados para convenciones. Tiene una importancia central que los empresarios pequeños que expanden sus actividades y dan sus primeros pasos no cometan errores.
La idea es convocar a posibles clientes, reconocidos actores del sector y "jugadores" espontáneamente interesados para mostrar todo el potencial exportador y exhibir las expectativas y estrategias a corto y mediano plazo. El objetivo: seducir a un mercado amplio y selecto a la vez —cuyos participantes nunca están totalmente individualizados— y generar lazos comerciales fuertes. Es vital, por eso, que en cada reunión, desde la más informal hasta la más seria, estén abiertos los canales de información y negociación para interesados.
A la hora de elegir un salón para realizar una experiencia hay algunos consejos insoslayables. La regla de oro es no tomar decisiones sin ver la infraestructura que tiene el hotel. Hay que visitar el salón y verificar que esté preparado como si ese día se celebrara la reunión.
DETALLES. Se debe tener en cuenta la correcta separación entre las sillas, con pasillos centrales y laterales —sobre todo si se va a armar una presentación en platea—. Si lo que se busca es organizar una mesa en forma de U, se debe prestar atención a que los concurrentes tengan el espacio necesario para trabajar. Además, es recomendable anticiparse a ciertos detalles, por ejemplo, dónde se va a colocar el proyector, de manera que todos puedan ver con claridad.
Sin temores, hay que consultar todo lo que no esté especificado en la cotización y pedirlo por escrito. Se trata de cuestiones tales como si el hotel pondrá lapiceras y blocks, agua en las mesas, asistencia, guardarropas o si se permitirá colgar carteles.
Un punto crucial es saber de antemano si el salón tiene o no los aparatos tecnológicos que se necesitan y si el lugar puede soportar las conexiones necesarias.
También es importante conocer al coordinador del encuentro para anticipar el grado de profesionalismo con el que se contará en el evento.
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