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RECOMENDACIONES
Cómo elegir un hotel de calidad con el salón de reuniones adecuado
Hay un auge de rondas de negocios, conferencias y seminarios en el país. Un lugar mal elegido puede entorpecer el encuentro.
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ES FUNDAMENTAL VISITAR EL LUGAR ANTES DE CERRAR LA CONTRATACION.
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En todos los lugares del país, a orillas del mar, en medio de la gran ciudad, entre las sierras o a pocos kilómetros de bosques o montañas, crece la tendencia de realizar conferencias empresariales en los centros de convenciones que poseen los hoteles.
Pero aunque la oferta hotelera es cada vez mejor y se multiplica, a la hora de elegir un salón conviene seguir algunas normas para evitar disgustos.
La regla de oro es no tomar decisiones sin ver la infraestructura que tiene el hotel. Hay que visitar el salón y verificar que esté preparado como si ese día se celebrara la reunión.
Hay que observar la correcta separación entre las sillas —sobre todo si se va a armar una presentación en platea— para que las personas se sientan cómodas, con pasillos centrales y laterales.
Si lo que se busca es organizar una mesa en forma de U, se debe prestar atención a que los concurrentes tengan el espacio necesario como para trabajar. Además, es recomendable anticiparse a ciertos detalles, por ejemplo, dónde se va a colocar el proyector, de manera que todos puedan ver con claridad.
Sin temores, hay que consultar todo lo que no esté especificado en la cotización y pedirlo por escrito. Se trata de cuestiones tales como si el hotel pondrá lapiceras y blocks, agua en las mesas, asistencia, guardarropas o si se permitirá colgar carteles.
Un punto crucial es saber de antemano si el salón tiene o no los aparatos que se necesitan y si el lugar puede soportar las conexiones necesarias.
También es importante conocer al coordinador del encuentro para anticipar el nivel de profesionalismo con el que se contará.
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